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如何制定一個有效的項目計劃？
點擊量：發(fā)布時間：2019-02-25 09:51
1、目標(biāo)可預(yù)期
首先，項目計劃包含了項目利益相關(guān)方對項目成果的預(yù)期，包括對各類中間結(jié)果的預(yù)期。這里需要特別強調(diào)的是，項目很少能夠由項目組自己獨立完成，它需要所有項目利益相關(guān)方的支持。利益相關(guān)方不會無緣無故地支持項目，他們需要從項目中得到自己想要的東西。很多人在設(shè)定項目目標(biāo)時只考慮了客戶或者其它少數(shù)利益相關(guān)方對項目的期望，這是遠遠不夠的。
其次，項目目標(biāo)應(yīng)該得到所有項目利益相關(guān)方一致的理解和認(rèn)同。立場的不同會使人們對同樣的事物產(chǎn)生不同的看法，或者說，我們能夠看到的從來都不是客觀世界本身，我們只能看到在我們心目中反映出來的世界。因此，項目目標(biāo)需要考慮到不同利益相關(guān)方的立場、考慮到可能產(chǎn)生的歧義和沖突。只有在消除了歧義和沖突之后得到的目標(biāo)才能是一個有效的目標(biāo)。
最后，目標(biāo)要經(jīng)過可行性論證?？尚行哉撟C不是簡單說一句“做正確的事”那么簡單。我們現(xiàn)在看到的有很多是“可批性論證”，這是一種先有結(jié)論再去尋找理由、先射箭再畫靶子的做法。當(dāng)然，還有更可惡的做法，就是“莫須有”，即拍腦袋，根本不需要論證的做法。后者在我國很有市場，這與長期以來形成的個人崇拜文化有關(guān)，被下屬“慣壞的”上司有時候過于相信自己的直覺。不可否認(rèn)，大多數(shù)項目是經(jīng)過可行性論證的，可惜項目實施的結(jié)果依然有問題。對這個現(xiàn)象人們經(jīng)常將責(zé)任歸結(jié)為執(zhí)行力，好像執(zhí)行力是包治百病的良藥。這是一種“刻舟求劍”的做法。其實，我們的很多可行性研究是理想化的技術(shù)、經(jīng)濟可行性研究，而忽視了管理可行性研究?，F(xiàn)實的情況是，一切項目所需要的資源都需要通過有效的管理才能起作用，不包含管理可行性研究的項目“可行性研究”是不能予以接受的。
2、資源可調(diào)度
首先，項目計劃中的資源能夠得到組織保障。在項目失敗的原因中，組織方面的問題平均占到33%，可見有效項目組織的重要性。這里說的組織保障，主要還不是指項目組的組織，而是在企業(yè)層面上乃至包含企業(yè)外部項目利益相關(guān)方在內(nèi)的項目資源的來源、相互關(guān)系和權(quán)利/責(zé)任平臺，簡單說來就是“任務(wù)落實、人員落實、組織落實”。所謂任務(wù)落實，是指項目的每項任務(wù)都有責(zé)任人;所謂人員落實是指每個項目利益相關(guān)方都明確和接受了各自的責(zé)任;所謂組織落實，是指包含了人員配合、共同協(xié)調(diào)的機制和方式。
其次，對資源的需求數(shù)量、質(zhì)量、需求時間、釋放時間有清晰定義。這方面需要解決的問題是“來得了、干得好、走得成”。要使資源在需要的時候能來，就要求對資源的數(shù)量、質(zhì)量做好估計，這是一個常識。然而，容易被人忽視的是，常見的項目計劃中對資源可獲得性途徑描述得不夠。這似乎是一些管理職能部門的事情，但是，它們的確是項目計劃中不可或缺的部分。要使項目資源特別是項目人力資源到位后能夠迅速進入角色、迅速產(chǎn)生成果，就需要對他們的任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)接口關(guān)系、可(需)使用工具等做好充分的準(zhǔn)備，這些也必須包含在項目計劃中。使資源在被使用后能夠順利撤出項目以便被其他項目使用是十分重要的，要做到這一點，在進行項目計劃時，就需要說明項目知識的顯現(xiàn)、分享方式。
最后，利益相關(guān)方將項目資源納入其管理計劃。企業(yè)的職能部門掌握著項目所需要的很多資源，還有一些資源存在于企業(yè)外部的其他利益相關(guān)方那里。這些部門或機構(gòu)并不是只為一個項目服務(wù)，因此，在做項目計劃時自覺或不自覺地假設(shè)它們擁有的資源就是項目能夠調(diào)用的資源是不現(xiàn)實的。有效的項目計劃需要與這些部門或機構(gòu)的資源使用計劃相匹配，如果做不到這一點，項目計劃的有效性就要大打折扣。
3、變化可控制
首先，搭建穩(wěn)定的項目架構(gòu)，架構(gòu)穩(wěn)定了，在項目實施過程中由于變化造成的損失就會小很多。很多變化是由于客戶對項目的需求發(fā)生了變化而引起的，遺憾的是，我們一般不能期望客戶一下子將需求定義清楚，更合理的做法是，我們認(rèn)可對需求的變化是客戶的權(quán)利，建立實現(xiàn)項目需求的穩(wěn)定的項目技術(shù)框架、基線(baseline)等則是我們的義務(wù)。在嚴(yán)格的穩(wěn)定架構(gòu)基礎(chǔ)上的有限自由度是控制項目需求變化的基本原則。要做到這一點，需要和客戶談判，要讓客戶乃至必要的其他利益相關(guān)方參與項目計劃的制定，至少讓他們參與計劃的評審。我們給客戶的任何承諾都是有條件的，但是，客戶一般只會記住我們的承諾，而將條件忘得一干二凈。從這個意義上看，項目的成果不是干出來的，而是和利益相關(guān)方談判得來的。
其次，項目計劃需要考慮剛性和彈性的結(jié)合問題，要盡量做到以剛性換彈性。由于項目中存在諸多不確定性，一個沒有彈性的計劃是無效的。“牽一發(fā)而動全身”是對項目變更的寫照，對項目來說，很受一些人稱道的“彈性工作制”一般不能適用，因為一個人工作時間的彈性會引起其他資源的連鎖反應(yīng)。與部門工作不同，項目資源都是臨時性的，它(他)們在不同時間段將被使用于不同的項目，一個資源計劃的變更會引起一個或多個項目的震蕩。項目計劃的剛性與彈性的結(jié)合方式有以下幾種：資源到位的時間允許有彈性，但是資源被占用的時間則是剛性的;非關(guān)鍵資源的到位時間是彈性的，關(guān)鍵資源的到位時間則是剛性的;一般活動的變更控制是彈性的，關(guān)鍵活動的變更控制則是剛性的。項目計劃中的剛性和彈性的辯證關(guān)系是十分值得研究的課題，以色列管理顧問E.M.Goldratt提出了一種叫做“關(guān)鍵鏈”的方法值得借鑒，有興趣的讀者可以查找相關(guān)資料。
最后，借助配置管理提高項目變更的管理力度。通過變更控制委員會(Change Control Board，CCB)來對項目變更進行評審是眾所周知的，但是，配置管理(Configuration Management)這個詞似乎還只是在軟件開發(fā)項目等少數(shù)領(lǐng)域為人所知。配置管理的一個重要目的在于當(dāng)項目某個局部發(fā)生變更時，能夠迅速將這種變更傳遞到關(guān)聯(lián)的各方，使它們同步變更，以盡量減少項目各部分的沖突。既然變更在所難免，因此，項目計劃中也必須包含配置管理的計劃，僅僅依靠評價、審批等方式來控制變更是不夠的。
4、問題可遇見
首先，要系統(tǒng)地識別項目風(fēng)險。“不戰(zhàn)而屈人之兵，善之善者也。”同樣，避免問題的發(fā)生是解決問題的最高境界。但是，我們永遠不能做到預(yù)知一切，我們能做的是盡量使風(fēng)險發(fā)生時我們不至于感到意外。在項目計劃中要有系統(tǒng)的風(fēng)險識別、分析、處置和監(jiān)控方法，要有明確的責(zé)任人;要預(yù)留必要的資源，以免風(fēng)險發(fā)生時措施成了一句空話;要清晰定義風(fēng)險的觸發(fā)機制。
其次，要能夠追溯問題發(fā)生的原因。即使我們已經(jīng)進行了風(fēng)險分析，也難保不會有問題的發(fā)生，所以，在項目計劃中就需要有問題發(fā)生了該怎么查找原因的流程和方法，以保證同樣的問題不要重復(fù)出現(xiàn)。
最后，包含改進工作的方法。這種方法的要點是：重視系統(tǒng)與重視人并重。要有能夠反映PDCA(計劃一執(zhí)行一檢查一修正)循環(huán)的方式方法，要有溝通機制、會議計劃等。這一點在我以前的專欄文章中已講過很多，這里需要再次強調(diào)的是：溝通永無止境。
5、業(yè)績可評價
首先，項目計劃中需要包含如何評價項目團隊的業(yè)績。注意，這里說的是“團隊業(yè)績”。關(guān)于團隊，似乎人人都明白它的含義。然而，所有的團隊都面臨一個共同的問題：如何讓團隊成員共同承擔(dān)責(zé)任。其實，我們永遠也不能奢望人們能夠自覺地共同承擔(dān)責(zé)任，我們能夠做的是評估和保持適當(dāng)?shù)膲毫?、提供適當(dāng)?shù)姆椒ǎ?ldquo;迫使”團隊成員意識到只有暫時忘記個人的利益才能實現(xiàn)項目目標(biāo)，也才能對他們自身帶來利益。如何提供這些方法、如何衡量這些壓力是否適當(dāng)?shù)榷夹枰陧椖坑媱澲凶⒚鳌?/div>
其次，包含對項目其他利益相關(guān)方業(yè)績的評價方式。特別是對企業(yè)職能部門的業(yè)績評價方式要與項目團隊、項目成果的評價方式相呼應(yīng)，并通過這些評價來體現(xiàn)職能部門的價值。
最后，包含對團隊、團隊成員、職能部門乃至外部利益相關(guān)方的利益分配方式。評價、建議、推薦等權(quán)利也是一種利益。經(jīng)過清晰定義的項目經(jīng)理、職能經(jīng)理、外部利益相關(guān)方等的評價、建議、推薦權(quán)同樣對他們是有效的激勵。
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